ניהול משבר עסקי: כך תתנהלו חכם ותצאו מחוזקים

בשנים האחרונות לא מעט בעלי עסקים מתמודדים עם אתגרים עסקיים. יש כאלו שמתנהלים בצורה פיננסית חכמה ולכן בעתות משבר הם נפגעים פחות, ויש כאלו שבזמנים רגילים אינם מתנהלים באופן יעיל פיננסית – ואזי משבר גורם להם לקשיים משמעותיים ואף לחדלות פירעון. חשוב לא רק לדעת כיצד להתנהל באופן שוטף ללא קשר למשבר כזה או אחר שיבוא בעתיד, אלא גם כיצד לפעול בתוך המשבר, ויתרה מכך – כיצד לצאת ממנו מחוזקים פיננסית להמשך הדרך.

להלן מספר פעולות שאפשר ליישם בעסק באופן מיידי, לשיפור ההתנהלות הפיננסית השוטפת:

גבייה – "החמצן של העסק" – תוצאות הגבייה בארגון הן קריטיות. ככל שתוצאות הגבייה טובות ויעילות יותר, כך הארגון אינו נדרש "להתממן" על חשבון ספקים ואף לא על חשבון הבנק. הגבייה מתבצעת באופן יעיל כאשר תהליך הנפקת החשבונית ללקוח ואישורה מתבצע בצורה חלקה ומדויקת. לא מעט מהסיבות לכך שלקוח מאחר בתשלום נעוצות בכך שהחשבונית אינה מדויקת, לא הועברה בזמן ללקוח או כלל לא הגיעה.

תנאי סחר – "מיקוח חכם חוסך כסף" – תנאי סחר מול ספקים, לא רק ספקי סחורה אלא גם ספקי שירות, ייעוץ וניהול, הם מהותיים לארגון. יש להקפיד שימי האשראי מול ספקי הארגון ארוכים יותר מימי האשראי ללקוחות. בנוסף, ניתן לייצר תנאי סחר מיוחדים כמו מדרגות הנחות בהתאם להיקף הקניות, רכישה בהקפה וכדומה, כדי לשפר את התנאים. מומלץ גם לפתוח את תנאי ההסכמים מול הספקים מחדש או לצאת למכרז אחת לשלוש שנים – כדי למקסם את תנאי הסחר בהתאם לשוק.

ניהול מלאי – "לא לאגור מלאים מיותרים" – יש להגדיר מהו גובה ימי המלאי הרצוי לפי סוגי המלאי הקיימים בארגון, ולא לחרוג מכך. חשוב לזהות מראש מלאי איטי או מלאי מת ולמכור אותו אפילו במחיר העלות. כמו כן, הוזלת עלויות אחסנה ושינוע תתרום רבות לניהול מלאי יעיל.

מבנה ארגוני – "להתאים את הצוות לצרכים" – היררכיה ברורה בארגון, הן מבחינה ניהולית (מי כפוף למי) והן בהגדרות התפקיד, היא חיונית. חשוב לבחון מחדש את התקנים ולוודא נחיצות לכל אחד מהם. יש לבחון בתדירות גבוהה את רווחיות האתר, החטיבה או המחלקה, כדי לאמוד את תרומתם לארגון, ולוודא שהיקף כוח האדם מוצדק בכל מחלקה.

מימון – "בנקאות חכמה" – יש לעקוב באופן שוטף אחר תנאי המימון של הארגון: תנאי ניהול החשבון, בחינה של מימון מחדש (refinance) של הלוואות ככל שהתנאים בשוק מאפשרים, בחינה של מסגרות האשראי הקיימות וניצולן, וכן בדיקת אפשרויות מימון מגוונות ממוסדות פיננסיים במקום שימוש בהון עצמי – במידת הצורך.

לקוחות חוזרים – "הנכס הכי חשוב" – הלקוחות הם לב ליבו של הארגון. לא רק בעתות משבר יש לשמר אותם באופן מקסימלי, אלא גם בשוטף. מטרת הארגון היא להתרחב בהיקף הלקוחות הקיימים, אך יעיל וזול יותר להגדיל את היקף ההזמנות מלקוחות קיימים ובכך להעמיק את נאמנותם למוצר. יש לשמור על קשר הדוק עם לקוחות אסטרטגיים, אפילו ברמת הנהלה. דיוק ושלמות בכרטסות הנהלת החשבונות מול הלקוחות מייצרים אמינות, ושירות לקוחות תדיר ומהיר מחזק את הקשר.

יישום הדגשים הללו אינו מחייב מהפכה ארגונית, אלא גישה אחראית ועקבית. ארגון המיישם עקרונות של ניהול פיננסי חכם בשוטף – מגביר את חסינותו, יכול לעבור תקופות משבר, ואף לצאת מהן מחוזק.